La importancia del Event Management Technology

En México hay mucho por hacer en cuanto a Event Management Technology (Tecnología de Administración de Eventos); es decir, cómo los organizadores pueden integrar nuevas tecnologías desde la planeación, hasta la producción e incluso a las estrategias posteriores a un evento.

Si bien existen empresas a nivel mundial especializadas en el desarrollo de software, de CRM, de Apps, registro, generación de contenido, Marketing Automation; muchos Meeting Planners de nuestro país aún no lo están aprovechando, y peor aún, muchos ni siquiera saben de su existencia.

La realidad es que cada vez existen más y nuevas tecnologías enfocadas en la industria de las reuniones; lo importante es que los que somos jugadores de este dinámico sector, nos demos el tiempo para conocerlas y de esta manera analizar cuáles son las mejores opciones para nuestras organizaciones y para nuestros clientes. Para hacer la mejor elección, es fundamental tener muy claro cuál es el ADN de tu empresa, cuáles son tus necesidades y tus objetivos a corto, mediano y largo plazo ya que entrar en estos terrenos, representa una gran inversión, que se verá reflejada en mayores utilidades si la plasmas correctamente en la planeación, producción y medición de los eventos corporativos que produzcas.

Si duda, los mejores proveedores de tecnología son aquellos que te ofrecen herramientas asequibles, modernas y robustas, acompañadas de servicios profesionales y apoyo continuo a tu equipo de trabajo para lograr excelentes resultados.

Es importante que analices qué tecnologías estás utilizando o necesitas empezar a implementar en el proceso previo al evento: ¿qué tan amigable es tu sistema de administración digital?. El balance de la funcionalidad y accesibilidad de tus soluciones tecnológicas es verdaderamente importante; tienes que asegurarte que tu proveedor te ofrezca desarrollos fáciles de manejar para tus usuarios.

Los organizadores de eventos tenemos muy claro que uno de los pasos más críticos para lograr el éxito es la elección del recinto, lo cuál puede ser un proceso bastante complejo, especialmente si se encuentra fuera de tu ciudad o de tu país. Es un hecho que los recintos tienen que cumplir el objetivo de estar a la vanguardia tecnológica y ofrecerte herramientas digitales reales, como fotografías y visitas guiadas virtuales que te ayuden a calificar sus características.

Una vez que ya tienes definido el lugar, la fecha, la hora, el tema y los ponentes del evento, inicia el reto de promocionarlo. Es esencial que tu Tecnología de Administración de Eventos tenga el poder suficiente de mercadotecnia que necesitas para generar visibilidad, convocatoria, asistencia y engagement de tu audiencia clave. Esto incluye la habilidad de crear comunicaciones digitales personalizadas y automatizadas con los contactos adecuados. Es importante que las herramientas de tecnología sean lo suficientemente robustas para que seas capaz de enviar mensajes diferentes en base al tipo de tu audiencia y que de manera automática se personalicen las invitaciones y los diferentes formatos de comunicación. El toque personal es muy pero muy significativo.

Hablando de Event Management Technology nos referimos también a poder personalizar y agilizar el proceso de registro de los asistentes durante del evento. Existen soluciones que te brindan la posibilidad de integrar el proceso de compra y facturación con altos nivel de seguridad, inclusive de integrar sistemas de transportación y de hospedaje.

Posterior al evento, esta tecnología te ayuda a desarrollar reportes basados en analytics para medir el retorno de inversión conocido como ROI.

Si consideras estar al día y llegar a estos niveles de servicios, te recomiendo que te asegures que tu proveedor de tecnología haga un diagnóstico de los sistemas y software con los que ya cuentas y que te asegure que son compatibles con las nuevas herramientas que te ofrece.

Para finalizar, reitero que la tecnología es un factor indispensable que seguirá evolucionando, por lo que tenemos que estar al día y entender claramente las soluciones que nos brinda y qué podemos ofrecer a nuestros clientes a través de ella, es imprescindible también para sobresalir e inclusive, sobrevivir en esta industria tan competida.

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